Електронний документообіг: кому необхідний і навіщо
Тема: Бізнес | Дата: 25.06.2024
Важливим аспектом будь-якого бізнесу є документація. В умовах технічного прогресу, просунуті компанії часто шукають рішення, як зробити функціонування процесів швидше та ефективніше. Одним із способів є застосування систем ЕДО, які дозволяють зручно створювати, пересилати та керувати цифровими документами. Але для кого це рішення стане вдалим, розглянемо докладніше.
Малий та середній бізнес
Малі підприємства можуть потребувати використання ЕДО з кількох причин:
- По-перше, часто такі підприємства вимагають швидкого обміну фінансовою документацією, наприклад, договорами з постачальниками та накладними. Це особливо актуально для кафе, ресторанів, невеликих магазинчиків та виробництв.
- ЕДО допомагає значно скоротити витрати на купівлю паперу та друку.
- До того ж ризик втратити необхідний документ набагато нижче, а знайти його серед інших можна за лічені секунди.
Все це дозволяє підприємствам зосередитись на інших важливих бізнес-завданнях.
Великі корпорації
Фінансові установи, холдинги та великі виробництва в обміні документацією найбільше потребують безпеки та конфіденційності. А системи ЕДО відповідають цим критеріям краще, ніж традиційний рукописний формат. Крім того, автоматизація процесів обміну та управління великими обсягами фінансових звітів, контрактів з партнерами та технічної документації дозволяє корпораціям підвищити точність обробки даних та мінімізувати людські помилки.
Віддалені команди
З кожним роком формат віддаленої роботи набирає все більше обертів. У таких випадках ЕДО є зручним форматом для функціонування IT-компаній, маркетингових агенцій, служб підтримки, стартапів тощо. Системи дозволяють зручно взаємодіяти без необхідності приїжджати до офісу, перебуваючи в будь-якому куточку світу. При цьому не потрібно довго чекати на доставку документа, як у випадку з традиційними паперами. Кваліфікований електронний підпис має ту ж юридичну силу, що й написаний від руки.
Державні організації
Державні установи активно впроваджують ЕДО для покращення своєї роботи. Системи допомагають забезпечити відповідність законодавчим вимогам щодо зберігання та обміну документами. Це включає обмін офіційними листами, звітами, аналітичними документами, заявами і зверненнями громадян. Використання ЕДО дозволяє державним установам скоротити витрати на паперовий документообіг, підвищити прозорість та оперативність роботи.
Як перекласти документи в е-формат
Перевести документацію до цифрового формату не так складно, як здається. Ось покрокове керівництво, що необхідно зробити:
- Знайдіть компанію, що пропонує системи ЕДО. Наприклад, сервіс документообігу STAR.DOCS від Київстар стане чудовим варіантом.
- Далі вам необхідно отримати кваліфікований електронний підпис.
- Переконайтеся, що документи відповідають законодавству.
- Встановіть правила використання системи для співробітників компанії та навчіть їх правильно використовувати ЕДО.
- Оцінюйте ефективність системи, збирайте зворотний зв'язок від співробітників та впроваджуйте покращення для оптимізації роботи.
Перехід на електронний документообіг — це крок до модернізації бізнесу, який допоможе вашій компанії заощадити час та ресурси.
